紙不要論(引地賢太Vol.80)

引地賢太です。

【紙不要論】

あなたは社内で仕事をしていて
紙が不要だと思ったことはありませんか？

会議資料や提案資料

終わったらすぐ捨てるのに
なぜ印刷して上司に配らないといけないのか…

新人の頃、
毎日その日に必要な書類を
複合機(プリンター)に出力して印刷し、
上司の机に置く作業に時間を取られる8時15分。

「この作業いる？どうせお前ら捨てるだろ」

このように思いながら、労働時間が増える毎日。

そんなある日、

僕の役職が上がったことで
上司に強くペーパーレスを提案し
ペーパーレス文化が社内に根づいたら…

なんと、仕事効率が圧倒的に上がり
始業時間が遅まり残業が減少したのです。

そこで今回は、社内から「紙」を消し
時間効率を上げ残業を減らす方法を話します。

1.「毎日捨てる」「収納場所を設けない」

いくらペーパーレスを心掛けても、
印刷したほうがチェックしやすいですし、

社内・社外の人から
資料やら企画書などが届くため、
自分が書類を作らなくても勝手に紙が増えます。

そして油断していると、
紙はどんどん溜まってしまいます、、。

そして、気づいたときには机が書類の山に…

こんな机では、
集中して仕事をすることなどできません。

こんな状況にならないように、
毎日時間を設けて書類を捨てると良いです！

また、書類を減らすために、
書類ケースや書類棚、引き出しなど
収納できる場所をなくてしまうと良いです！

収納できる場所があると
「まあこれくらいならあっていいだろう」
と思って、ついつい残してしまうはずなので、

収納スペースも丸ごと捨てちゃいましょう！

2.読んだらすぐにスキャンして捨てる

あとで必要になる可能性がある重要な書類は、
読んだら、すぐにスキャンして捨てましょう！

会議で配られた資料などは
スキャンしてすぐ捨てるようにすると良いです。

PDF化してクラウドに保存しておけば、
パソコンやスマホでいつでも見られるので
紙として持っている意味はありません。

PDF化するときに重要になるのが、ファイル名！

あとでそのファイルが
必要になったときに検索しやすいように、
法則性のある名前をつけるようにしましょう。

例えば「○○社営業書類20181118」みたいな…

もし、既に身の回りに書類が爆発していたら、
毎日少しずつスキャンして、捨てると良いです。

3.プリントアウトとコピーを禁止する

そもそも書類や資料の紙は、
プリントアウトしたりコピーしたりしなければ
増えることは絶対ありません。

そこで、その発生源を絶ち切りましょう！

殆どの方がこれまでの習慣から
気軽にプリントアウトしてしまいますが、
それを止まれば紙が増えることはありません。

とはいえ、、

プリントアウトやコピーを止めると
これまでとは仕事のやり方が変わります。

紙で読んでいた書類を
PCやタブレット,スマホの画面上で
読むことに慣れなければいけません。

また、

これまでプリントアウトしてチェックをしたり、
書き込みをしていたりしたのを止めて、

画面上で、
同じ作業ができるようにする必要があります。

最初は、もどかしいかもしれませんが、
慣れればそちらのほうがラクだったりします。

※
補足情報ですが、
プリントアウトも無料ではありません。

会社内にあるコピー機は
家にあるコピー機と違って複合機といい
1枚印刷するごとにモノクロ3円.カラー10円の
カウンター料金というものが発生します。

中小企業(従業員500名)でも
月々5000枚は印刷されると言われるので
3〜5万円のカウンター料金が発生しています。

大企業(従業員1000名以上)の場合
カウンター料金だけで15万円〜20万円します。

このカウンター料金を少しでも削減して
自分たちに還元して欲しいと思いませんか？

4.PCやスマホ内も整理しよう

書類を日常的に捨てる習慣や
プリントアウトしない習慣が身に付いて、
机の上に紙が増えなくなったら、

次はパソコン、スマホ、クラウド上に
保存している書類(ファイル)を見直しましょう。

紙の書類と同様に、
ファイルも油断していると増えていきます。

データが増えすぎると探すのが大変になり、
肝心なときに見られないことになりかねません。

わかりづらいファイル名をつけてしまったり、
保存先のフォルダの階層が深かったりすると、
探し出すのに時間がかかります。

たとえファイル名を覚えていたとしても、
階層が深いとファイルに辿り着けまけん。

階層が深くなりすぎず
覚えやすいファイル名と分類分けをしましょう。

ここまで書類の整理について話しましたが、
そもそも"書類を作らない"選択肢もあります。

会議の議事録のように
記録として残す必要があるものはさておき、

書類の中には、
誰も見ていないものもあるはずです。

例えば、
前任の部長が作るように指示したものの、
仕事のやり方が変わって必要なくなった上、
当の部長がすでにいないというパターンです。

なので書類を作る前に
「この書類を作ることは本当に必要なのか？」
と検討するように習慣付けると良いです。

その上で、本当に必要なら作れば良いのです。

僕みたいに下っ端だとしても
提案すれば、社内が変わることもあります。

提案しないと何も変わりません。

こうしたスタンスで臨めば、
無駄な書類が増えることはなくなり
必ず時間の節約にもなります。

ぜひ、自分の力で無駄を省きませんか？